Office ha sido la suite de referencia en el sector ofimático desde hace años, todo ello a pesar de obligar a los usuarios a comprar la correspondiente licencia. Ahora, sus desarrolladores apuestan por un modelo similar pero de suscripción, como sucede con Microsoft 365.
Aquí nos encontramos con todos los programas que forman parte de la mencionada suite ofimática que la mayoría conocéis de sobra, pero con una ventaja importante. Y es que en lugar de pagar el elevado coste de la licencia, tan solo pagamos aquellos meses en los que vayamos a utilizar estas aplicaciones: Word, Excel, PowerPoint y más.
Ventajas de Microsoft 365 respecto al Office tradicional.
Tanto es así que ahora el gigante tecnológico anima a los usuarios a suscribirse a este modelo y no para de trabajar en su mejora. Llegados a este punto, también merece la pena destacar que las actualizaciones lanzadas aquí llegan de manera inmediata, lo que para muchos es sumamente importante.
Dependiendo de la modalidad de la suscripción por la que nos decantemos, dispondremos de funciones adicionales como una gran cantidad de almacenamiento disponible en los servidores de la firma. Aquí nos podemos decantar por los planes Básico, Estándar o Premium; este último está centrado principalmente en las empresas.
Pero hablamos de programas sumamente completos y mucho más complejos de lo que parece en un principio. De ahí precisamente, a continuación os vamos a hablar de una serie de trucos que quizá no conocéis de esta suite y que os servirán para ser más productivos en vuestros equipos a partir de ahora.
Funciones ocultas de los programas de Microsoft 365.
Y es que estas aplicaciones tan populares y utilizadas en todo el mundo, en ocasiones, ocultan unas funciones y herramientas un tanto desconocidas que nos pueden ser de enorme utilidad. Este es el caso de las propuestas de las que os hablaremos a continuación.
Generar un texto falso para rellenar documentos en Word. En el popular editor de textos que forma parte de la suite que os mencionamos, tenemos la posibilidad de generar texto automáticamente. Esto nos puede ser de enorme ayuda en diferentes circunstancias. No tenemos más que teclear =rand(6,3), lo que generará 6 párrafos de 3 líneas cada uno.
Obtener datos de una imagen para convertirlos en una tabla. Esto lo podemos usar en el programa de hojas de cálculo, Excel, donde podemos crear tablas desde una foto. Para ello nos situamos en el menú Datos / Desde imagen. Ahora no tenemos más que subir la foto de una tabla y Excel la convertirá en editable.
Retrasar el envío de correos en Outlook. Microsoft 365 integra su propio gestor de correo, el popular Outlook. Este nos permite retrasar o programar nuestros mensajes desde la opción de menú Nuevo correo / Opciones / Retrasar entrega. Aquí ya podremos programarlo para el momento en el que deseemos que se envíe automáticamente en el futuro.
Grabar presentaciones con narración en PowerPoint. Por otro lado, el programa para crear nuestras propias presentaciones multimedia aquí incluido nos permite grabar toda la presentación como tal. No tenemos más que situarnos en la opción de menú Presentación con dispositivas / Grabar. Cabe destacar que esta función nos permite almacenar la presentación como tal en un archivo de vídeo.
Buscador oculto de funciones. La combinación de teclas que podemos usar en la práctica totalidad de las aplicaciones de Microsoft 365, es Alt + Q. Se trata de una potente herramienta de ayuda. No tenemos más que teclear lo que deseamos hacer para que el programa nos eche una mano de manera directa.